VariSuite
How to increase sales?
Salespeople want to serve their customers better, but also use less time per offer and quote handling. Guided selling can save time in quoting...
Heikko tiedonhallinta syö työaikaa. Jos tiedon integrointi puuttuu, tieto pirstaloituu eri järjestelmiin. Tiedonhallintajärjestelmä helpottaa digiähkyä.
Viime aikoina on kirjoitettu paljon tiedonhallinnasta ja datan pirstoutumisesta digihälyksi ja digiähkyksi. Helsingin Sanomat kirjoitti syksyllä erinomaisen jutun, miten kommunikaatio ja tiedonjako on pirstaloitunut yrityksien sisällä äärimmäisen moneen kanavaan epäjärjestelmällisesti. Asiaan vihkiytyneet konsultit ovat havainneet, että työntekijä käyttää helposti 30-40 eri työkalua tai viestintätapaa hoitaakseen tehtäviään. Jopa tieto-osaajat, joille uusien järjestelmien käyttö ei yleensä ole ongelma, painivat eri järjestelmien välillä tuskastuneena.
”Koronan aikaan monet työkalut on repäisty kuin seinästä.”
- Helsingin Sanomat 13.9.
Yhtenä ongelmana pidetään huonosti harkittuja ja sinänsä liian helposti käyttöönotettuja ”vakio-ominaisuus”-pilvipalveluja, joiden käyttötarkoitusta ei kuitenkaan ole harkittu tai mietitty siitä näkökulmasta, miten ne istuvat yrityksen kokonaisviestinnän hallintaan.
Heikko tiedonhallinta syö työaikaa
Olen törmännyt moneen yritykseen, joissa varsinkin tuotetieto on pirstaloitunut eri järjestelmien välille: tiedon integrointi puuttuu, jonka vuoksi käyttöön on otettu erilaisia omia järjestelmiä tai verkkolevyjä, joilla paikataan aukkoja. Usein asiakkaiden huulilla ovat samat ongelmat: on aikaa vievää ja turhauttavaa etsiä monesta paikasta, ja kun tietoa löytää, niin voiko siihen luottaa? Millä varmistan, että tuotetieto on joka paikassa oikein ja ajan tasalla? Voinko käyttää löytämääni dataa ilman, että työpäivä muodostuisi yhdeksi kaaokseksi? 
Kuva 1:
Systeemikaaos
Kuva 2:
VariSuite-näkymä
Luo ja löydä helposti – lisää tehoa ja vähennä virheitä
Yritämme tuoda esille asiakkaillemme, että tuotetieto on tärkeää hallita yli organisaatioiden. Tuote, joka muuntuu asiakaskohtaisesti eli on konfiguroitava, vaatii erityisesti eri organisaatioiden yhteispeliä, koska muuntuvat tarpeet tulevat asiakaskunnasta. Tällöin tietoa pitää hallita ja tallentaa yhtenäisesti kaikissa eri prosessivaiheissa: tarvekartoitus, tuotekehitys ja -muutokset, tarjouksien sisältö, valmistus ja toimitus. Samalla pitäisi huolehtia siitä, että tieto on ajantasaisesti käytettävissä kaikissa tuotteen elinkaaren vaiheissa ja että se tukee yrityksen muita järjestelmiä.
Oikealla tavalla järjestettynä tuotetieto:
- vähentää erillistä kommunikaatiota eri organisaatioiden välillä,
- helpottaa ja säästää työntekijän päivittäistä työtä,
- pitää tuotteet, tuotesäännöt ja hinnoittelun kunnossa,
- automatisoi turhat manuaaliset työvaiheet ja vähentää virheitä, ja
- pystytään jakamaan hallitusti yli organisaatioiden.
Yhdellä tiedonhallintajärjestelmällä voi korvata monia pienempiä aputyökaluja ja viestintäkanavia – ja näin ollen vähentää digiähkyä.
Teemu Kaattari
Head of Products